Pirkimų planas ir suvestinė yra du skirtingi įrankiai, naudojami įmonėse ar organizacijose tvarkant pirkimų procesus, tačiau jie skiriasi savo funkcijomis, turiniu ir paskirtimi. Pirkimų planas orientuojasi į ateities pirkimų planavimą ir strategijas, o suvestinė pateikia jau įvykdytų pirkimų ar proceso rezultatų apibendrinimą.
Pirkimų planas yra strateginis dokumentas, kuriame numatomi būsimi organizacijos pirkimai per tam tikrą laikotarpį (pvz., mėnesį, ketvirtį ar metus). Jis apima prekes, paslaugas arba išteklius, kuriuos organizacija planuoja įsigyti, ir detalizuoja, kokiais kiekiais ir kada bus atliekami pirkimai. Pirkimų planas padeda efektyviai planuoti organizacijos išlaidas, išvengti nereikalingų išlaidų ir užtikrinti, kad būtų laiku įsigyti reikalingi ištekliai.
Pagrindinės pirkimų plano savybės:
Tikslas: Užtikrinti, kad organizacija laiku įsigytų visus reikalingus produktus ar paslaugas, kad būtų patenkinti veiklos poreikiai.
Turinys: Pirkimų planas dažniausiai apima pirkimo objektus, jų numatomus kiekius, pirkimų terminus, biudžetus ir tiekėjus.
Laikotarpis: Pirkimų planas paprastai sudaromas tam tikram laikotarpiui, pvz., metų ar ketvirčio pirkimams.
Naudojimas: Šis dokumentas yra strateginis įrankis, kuris padeda efektyviai planuoti ir valdyti įmonės išteklius.
Pavyzdys: Įmonė sudaro pirkimų planą, kuriame numatoma, kokius biuro reikmenis reikės įsigyti per artimiausią pusmetį, kada vyks konkursai tiekėjams ir kokie bus šių pirkimų biudžetai.
Kas yra Pirkimų Suvestinė?
Pirkimų suvestinė yra dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie jau įvykdytus pirkimus arba vykdomų pirkimų rezultatus. Suvestinė dažniausiai naudojama apibendrinant pirkimo veiklas, analizuojant išlaidas, tiekėjus, pirkimo apimtis ir kitus duomenis. Ji padeda stebėti, kaip vyksta pirkimai pagal planą, ar biudžetas buvo laikomas, ir ar visi pirkimai buvo atlikti laiku.
Pagrindinės pirkimų suvestinės savybės:
Tikslas: Pateikti apibendrintą informaciją apie jau atliktus arba vykdomus pirkimus, įvertinti, kaip sekasi vykdyti pirkimų planą, ir atlikti analizę.
Turinys: Pirkimų suvestinė gali apimti informaciją apie įvykdytus pirkimus, tiekėjus, išlaidas, pirkimo datas, įsigytų prekių ar paslaugų kiekius ir kainas.
Laikotarpis: Suvestinė dažnai naudojama apibendrinant tam tikrą laikotarpį, pvz., mėnesio, ketvirčio arba metų pirkimus.
Naudojimas: Suvestinė yra naudojama vertinant, kaip įmonė laikėsi pirkimų plano ir biudžeto, taip pat analizuojant, kokios pirkimų tendencijos gali padėti priimti sprendimus ateityje.
Pavyzdys: Įmonė rengia pirkimų suvestinę, kurioje matyti, kokios prekės buvo nupirktos per pastarąjį ketvirtį, kokia buvo išleista suma ir kaip šie pirkimai atitiko numatytą planą.
Pagrindiniai Skirtumai
Aspektas
Pirkimų Planas
Pirkimų Suvestinė
Tikslas
Planuoti būsimus pirkimus
Apibendrinti ir analizuoti jau atliktus pirkimus
Turinys
Būsimi pirkimai, planuojami terminai, kiekiai ir biudžetai
Informacija apie įvykdytus pirkimus: išlaidos, tiekėjai, terminai
Laikotarpis
Planuojamas laikotarpis (pvz., metai, ketvirtis)
Apibendrintas laikotarpis (pvz., mėnuo, ketvirtis, metai)
Naudojimas
Naudojamas planuojant pirkimus
Naudojamas vertinant pirkimų vykdymo rezultatus
Paskirtis
Strateginis planavimo įrankis
Ataskaitinis ir analitinis įrankis
Išvada
Pirkimų planas yra strateginis dokumentas, skirtas numatyti būsimiems pirkimams, padedantis organizuoti, planuoti ir efektyviai valdyti išteklius. Pirkimų suvestinė, kita vertus, yra ataskaita apie jau įvykdytus pirkimus, kuri padeda vertinti, ar buvo laikomasi pirkimų plano ir biudžeto, ir suteikia įžvalgų būsimam pirkimų planavimui. Planas orientuojasi į ateitį, o suvestinė – į praeitį ir analizę.
